Optimiser les Achats dans les ONG grâce au Category Management des Items et Fournisseurs
Dans un contexte humanitaire où chaque ressource compte et chaque seconde peut faire la différence, optimiser les processus d’approvisionnement est non seulement stratégique, mais vital. Trop souvent, les achats des ONG sont traités de manière fragmentée, réactive et sans vision d’ensemble. Pourtant, une approche structurée comme le Category Management permet de rationaliser, professionnaliser et accélérer les processus tout en garantissant la conformité, la qualité et les économies.
Qu’est-ce que le Category Management ?
Le Category Management est une approche stratégique qui consiste à regrouper les achats en catégories cohérentes de biens et de services (par exemple : articles médicaux, fournitures logistiques, services de transport, IT, etc.) afin de gérer chaque catégorie comme une unité d’analyse et de décision spécifique.Cela implique également une gestion segmentée des fournisseurs, en liant chaque catégorie à un portefeuille de fournisseurs spécialisés et stratégiques.
Pourquoi cette approche est essentielle pour les ONG ?
- Meilleure visibilité sur les dépenses
En classifiant les articles selon des catégories bien définies, les équipes achats peuvent suivre plus efficacement les dépenses par domaine d’intervention ou par type de projet. - Standardisation et simplification des processus
Des procédures et des modèles (specs, contrats, templates) peuvent être harmonisés pour chaque catégorie, réduisant les délais de traitement et les erreurs. - Sélection stratégique des fournisseurs
Chaque catégorie peut avoir des fournisseurs préqualifiés selon les exigences spécifiques du domaine (qualité, délais, certifications, capacité de réponse en urgence, etc.). - Optimisation budgétaire
Le regroupement des achats similaires permet une mutualisation des besoins et donc de meilleures négociations tarifaires et contractuelles. - Amélioration de la conformité et de la traçabilité
Avec une approche par catégorie, il est plus facile de mettre en place des KPIs, des audits et des évaluations spécifiques par type de produit/service.
Comment mettre en œuvre le Category Management dans une ONG ?
1. Cartographier les dépenses passées
Commencer par une analyse des achats réalisés sur les 12 à 24 derniers mois : quels produits, à quelle fréquence, auprès de quels fournisseurs, pour quels projets ?
2. Définir les catégories pertinentes
Adapter les catégories aux réalités opérationnelles : logistique, nutrition, WASH, construction, formation, etc. Une catégorie doit être logique, mesurable et utile pour l’analyse.
3. Établir une stratégie par catégorie
Pour chaque catégorie, développer un plan : objectifs d’achat, fournisseurs cibles, modes d’approvisionnement (cadre, spot, appel d’offres), critères qualité, seuils de stock.
4. Préqualifier les fournisseurs par catégorie
Constituer une base de fournisseurs fiables par catégorie, avec des contrats-cadres si possible, afin d’accélérer les processus d’achat en situation d’urgence.
5. Mettre à jour les SOP et outils
Adapter les procédures, grilles d’évaluation, modèles de contrat, checklists, etc., en fonction des spécificités de chaque catégorie.
6. Suivre et ajuster régulièrement
Mettre en place un suivi par indicateurs (KPIs) par catégorie : taux de conformité, délais d’exécution, satisfaction des utilisateurs, incidents logistiques, etc.
Exemple concret : la catégorie “Articles Non Alimentaires (NFI)”
Une ONG opérant dans des contextes de déplacement peut avoir des besoins récurrents en kits NFI (moustiquaires, seaux, savons, couvertures, etc.).
Avec une bonne stratégie de category management :
- Les articles sont standardisés et validés au niveau technique.
- Des fournisseurs sont préqualifiés à l’avance pour chaque zone d’intervention.
- Des contrats-cadres sont signés pour faciliter les commandes rapides.
- Les stocks tampons sont gérés en fonction des besoins saisonniers et des urgences.
Résultat : plus de réactivité, moins de paperasse, meilleure qualité et économies sur les volumes.
Ressources pratiques à télécharger
Pour passer de la théorie à la pratique, je vous propose deux outils opérationnels pour démarrer ou améliorer votre stratégie de category management :
- Un modèle de stratégie d’achat par catégorie basé sur l’exemple des Kits NFI, intégrant objectifs, fournisseurs, risques et indicateurs clés.
- Une checklist pratique pour vous accompagner étape par étape dans la mise en œuvre du category management au sein de votre ONG.
👉 Accédez gratuitement aux fichiers ici :
Ces outils sont conçus pour être adaptés à d’autres catégories stratégiques comme les véhicules, les services informatiques ou les travaux de construction.
Conclusion : Le Category Management, un levier stratégique
Dans un environnement humanitaire exigeant, le Category Management permet aux ONG de passer d’une logique opérationnelle réactive à une gestion proactive et stratégique des achats. Il contribue à une meilleure allocation des ressources, à la rapidité de réponse en cas de crise, à la conformité avec les bailleurs, et à l’amélioration continue des performances logistiques.Investir dans le Category Management, c’est professionnaliser la fonction achat pour mieux servir les bénéficiaires.