Accord-cadre – Service Hébergement Hôtel N’Djamena

Accord-cadre – Service Hébergement Hôtel N’Djamena

CONTEXTE

Dans le but de faciliter ses activités, Humanité & Inclusion (HI) souhaite établir un contrat-cadre avec un ou plusieurs prestataires de services de réservation de chambres d’hôtel à N’Djamena.

Les services recherchés comprennent la mise à disposition de chambres simples ou doubles, climatisées et ventilées, équipées des éléments suivants : salle de bain privée avec eau chaude, télévision, table de travail, chaise, armoire de rangement et connexion Internet haut débit, avec ou sans petit-déjeuner.

2. OBJECTIF

La prestation visée par le présent accord-cadre consiste à fournir des services de réservation de chambres d’hôtel pour le personnel de HI et ses visiteurs en séjour à N’Djamena.

3. PRESTATIONS À FOURNIR

Se référer au détail des prestations figurant dans les termes de référence (TdR) ci-joints, au point 3, page 2.

4. FORME DE LA CONSULTATION

Le présent marché est passé par identification de prestataires de services, notamment des hôtels et/ou des services de réservation de chambres à N’Djamena.

4.1. Éligibilité

La participation à la sélection des prestataires est ouverte, dans les mêmes conditions, à tous les prestataires présélectionnés disposant de chambres d’hôtel à N’Djamena.

Toutefois, afin de respecter les règles de certains bailleurs finançant les programmes d’Humanité & Inclusion, les participants devront clairement préciser la nationalité de leur entreprise dans leur offre.

4.2. Format de réponse

Les offres doivent être envoyées exclusivement par courrier électronique à l’adresse suivante : appel.offres@tchad.hi.org.

Chaque offre doit comprendre les éléments suivants :

  • Une offre administrative ;

  • Une offre technique ;

  • Une offre financière, conformément aux détails précisés à l’article 5.

5. CONDITIONS DE L’OFFRE

  1. Durée du contrat : le contrat-cadre aura une durée d’un (1) an, renouvelable.

  2. Durée de l’engagement : le soumissionnaire s’engage à respecter son offre pendant toute la durée du contrat.

  3. Monnaie : la monnaie de l’offre sera le franc CFA (XAF).

  4. Langue de l’offre : français.

  5. Validité de l’offre : à préciser par le soumissionnaire.

6. DOSSIER DE CANDIDATURE

L’offre devra comprendre les pièces suivantes :

6.1. Offre administrative

Les documents ci-dessous doivent être fournis dans l’ordre indiqué :

  • Copie certifiée conforme du Registre du commerce et du crédit mobilier (RCCM) (obligatoire) ;

  • Copie certifiée de l’attestation de situation fiscale (ASF), valide à la date de soumission et demandée avant la contractualisation (obligatoire) ;

  • Copie certifiée du numéro d’identifiant financier unique (NIF) (obligatoire) ;

  • Relevé d’identité bancaire (RIB) de l’entreprise (obligatoire) ;

  • Passeport ou carte nationale d’identité du représentant (obligatoire) ;

  • En cas de mandat, procuration officielle entre le représentant légal et le mandataire, accompagnée d’une copie de la pièce d’identité ou du passeport du mandataire (éliminatoire) ;

  • Formulaire d’identification du fournisseur dûment renseigné, daté, signé et cacheté (obligatoire) ;

  • Conditions générales d’achat datées, signées et cachetées (obligatoire) ;

  • Formulaire relatif aux bonnes pratiques commerciales, daté, signé et cacheté (obligatoire) ;

  • Déclaration d’intégrité AFD, datée et signée (obligatoire).

6.2. Offre technique

L’offre technique devra comprendre les éléments suivants :

  • Chiffre d’affaires certifié des trois dernières années : 2022, 2023 et 2024 ;

  • Autorisation donnant droit à l’exercice des activités d’hébergement ;

  • Références de clients (ONG, Nations Unies ou autres) pour des marchés similaires, accompagnées de preuves telles que des contrats ou des attestations de bonne exécution ;

  • Certificat d’assurance couvrant les risques liés aux activités de l’établissement, ou récépissé relatif à l’assurance des risques professionnels ;

  • Politique de gestion des déchets produits par l’établissement ou, à défaut, description des modalités de gestion des déchets ;

  • Délai d’exécution ;

  • Protocole de l’établissement relatif aux conditions de réservation et d’annulation des commandes ;

  • Garantie de stabilité des prix ;

  • Confirmation de l’existence d’une connexion Wi-Fi ;

  • Confirmation de l’existence d’une rampe d’accès à la réception ;

  • Précisions sur l’accessibilité des toilettes des chambres aux personnes en situation de handicap physique et visuel ;

  • Confirmation de l’existence d’un dispositif énergétique de secours en cas de coupure de courant ;

  • Confirmation de l’existence d’un parking pour les véhicules ;

  • Brève description du dispositif de sécurité mis en place au sein du bâtiment ;

  • Description de la qualité des services disponibles : linge, taxi, transfert depuis et vers l’aéroport, etc.

6.3. Offre financière

L’offre financière doit être libellée en francs CFA (XOF).

Le ou les formulaires de devis du prestataire doivent être dûment remplis, signés et cachetés, avec toutes les informations requises (obligatoire).

A. Informations sur le fournisseur

  • Nom complet de l’entreprise ;

  • Numéro RCCM ;

  • Numéro IFU ;

  • Adresse et situation géographique ;

  • Numéro de téléphone ;

  • Adresse électronique, si disponible.

B. Détails des prestations proposées

  • Disponibilité ;

  • Capacité à fournir les prestations demandées ;

  • Prix unitaire.

C. Informations complémentaires

  • Validité de l’offre ou du devis ;

  • Délai de livraison après signature du bon de commande ;

  • Mode de paiement ;

  • Conditions de paiement.

D. Validation du devis

  • Nom complet du responsable ou représentant ;

  • Fonction ;

  • Numéro de téléphone ;

  • Date ;

  • Signature et cachet.

7. DATE LIMITE DE RÉCEPTION DES OFFRES

Les dossiers de candidature doivent être transmis par courrier électronique à l’adresse suivante : appel.offres@tchad.hi.org.

Date limite : 12 novembre 2026 à 16 h 00, heure du Tchad.

Les dossiers reçus après la date limite ne seront pas retenus.

8. DÉPOUILLEMENT ET ÉVALUATION DES OFFRES

8.1. Ouverture des offres

Les offres seront ouvertes par un comité de sélection composé de membres du personnel d’Humanité & Inclusion (HI).

Au cours de cette session, le comité procédera à l’examen des candidatures et des offres selon des critères de sélection et un barème prédéfini. Le candidat ayant obtenu la meilleure note générale sera retenu.

La session d’ouverture des plis se tiendra dans les locaux d’Humanité & Inclusion (HI), à une date fixée par le comité après réception des offres.

8.2. Notification des résultats

Seul le soumissionnaire retenu sera contacté par Humanité & Inclusion (HI) en vue de la signature du contrat-cadre.

Les autres soumissionnaires recevront une notification de non-attribution du marché par courrier électronique, au plus tard deux semaines après le dépouillement des offres.

8.3. Ouverture, évaluation des offres et critères de sélection

L’ouverture et l’évaluation des offres ont pour objectif de vérifier leur complétude et leur validité.

L’évaluation sera effectuée par un comité composé de représentants d’Humanité & Inclusion.

Le marché sera attribué à l’offre présentant le meilleur rapport entre conformité administrative et technique et avantage économique, en tenant compte de la qualité des services proposés et du prix de l’offre.

Les offres seront évaluées selon les critères figurant dans la grille d’évaluation des termes de référence ci-joints, aux pages 5 à 8.

9. PLANNING DE L’APPEL D’OFFRES

Le calendrier détaillé de la procédure est disponible dans les termes de référence ci-joints, à la page 9.

Les prestataires intéressés doivent transmettre leur dossier par courrier électronique à l’adresse appel.offres@tchad.hi.org, au plus tard le 12 novembre 2026 à 16 h 00, heure du Tchad.

L’objet du message devra obligatoirement porter la référence suivante :

« Service de réservation de chambres d’hôtel à N’Djamena »

Demandes d’informations complémentaires

Les demandes d’informations relatives aux présents termes de référence doivent être adressées à HI par courrier électronique à l’adresse appel.offres@tchad.hi.org, au plus tard le 26 octobre 2026 à 12 h 00, heure du Tchad.

Aucune offre transmise par un autre canal ou reçue après la date limite ne sera acceptée.

10. ÉTHIQUE, INTÉGRITÉ ET MÉCANISME DE PLAINTES

HI applique une politique de tolérance zéro en matière d’exploitation, d’abus, de harcèlement et d’intimidation sexuels, ainsi que de fraude et de corruption.

Le prestataire sélectionné devra s’engager à adhérer à ces politiques et à les respecter. Elles sont disponibles sur le site institutionnel de HI :

https://hi.org/fr/politiques-institutionnelles

Veuillez télécharger les termes de références ici : Annexe_BPC-HI-4.pdfAnnexe_CGA_HI-1.pdfDeclaration-Integrite_AFD_2025.pdfTDR_DC-NDJA-01103_Service_Hebergement.pdf

HI a également mis en place un mécanisme rigoureux, transparent et inclusif de signalement et de gestion des plaintes.

Tout signalement peut être adressé en toute confidentialité et en toute sécurité à l’adresse suivante : ligne.plaintes@tchad.hi.org