Assistant(e) du Coordinateur Régional Afrique de l’Ouest


Contexte

Ummah Charity Afrique est une association mauritanienne, dont la mission est d’apporter une aide aux populations vulnérables et de contribuer à l’amélioration des conditions de vie des personnes les plus démunies.

Ummah Charity Afrique met en œuvre des programmes humanitaires, sociaux et de développement visant à répondre aux besoins essentiels des populations tout en favorisant leur autonomisation. L’association intervient notamment dans les domaines de l’accès à l’eau potable et à l’assainissement, de la santé, de l’éducation, de la sécurité alimentaire, du soutien à l’enfance, de l’accompagnement des orphelins, de l’inclusion des personnes en situation de handicap ainsi que du développement économique et social des communautés.

Au-delà de l’aide d’urgence, Ummah Charity Afrique développe des projets à fort impact social destinés à renforcer la résilience des populations et à promouvoir un développement local durable. L’association travaille en étroite collaboration avec les autorités locales, les organisations de la société civile et les acteurs communautaires afin de garantir la pertinence, l’efficacité et la pérennité de ses interventions.

Dans le cadre du renforcement de sa coordination nationale en Mauritanie et régionale en Afrique de l’Ouest, Ummah Charity Afrique recherche un(e) Assistant(e) du Coordinateur Régional afin d’appuyer le suivi opérationnel, administratif, financier et organisationnel des activités régionales.

Positionnement hiérarque

L’Assistant(e) du Coordinateur Régional Afrique de l’Ouest est placé(e) sous la responsabilité directe du Coordinateur Régional Afrique de l’Ouest. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les équipes pays, les différents services du siège, les partenaires locaux et les acteurs impliqués dans les projets afin de garantir une circulation fluide de l’information, un suivi rigoureux des activités et le respect des procédures internes de l’association.

Missions principales

Le poste s’articule autour de plusieurs axes principaux :

  1. Appuyer le Coordinateur Régional dans le suivi, la coordination et la mise en œuvre des activités humanitaires, sociales et de développement mené par Ummah Charity Afrique en Mauritanie.
  2. Contribuer au bon fonctionnement administratif, organisationnel et opérationnel de la coordination régionale ainsi qu’au suivi des représentations pays et des projets en
  3. Faciliter la communication et la circulation de l’information entre le siège France, les équipes pays, les partenaires locaux et les différents acteurs impliqués dans les
  4. Participer au suivi des projets, à la consolidation des données, à la préparation des rapports et au respect des procédures internes de l’association.
  5. Contribuer à l’amélioration des outils de gestion, de suivi et de reporting afin de renforcer l’efficacité et la qualité des interventions de l’association dans la région.
  6. Appuyer la coordination régionale dans l’organisation des missions, réunions, événements institutionnels et activités de développement de nouveaux
  7. Participer à l’identification des besoins, des opportunités de développement et des initiatives susceptibles de renforcer l’impact des programmes d’Ummah Charity en Afrique de l’Ouest.
  8. Appuyer le Coordinateur Régional dans le suivi de la planification logistique des missions régionales (transport, hébergement, visas, équipements et moyens de communication) en coordination avec les bureaux pays.
  9. Contribuer au respect des procédures logistiques d’Ummah Charity en matière d’achats, d’approvisionnement, de gestion des stocks, des immobilisations et des équipements au niveau régional.
  10. Appuyer les représentations pays dans la planification des achats, le suivi des fournisseurs, la gestion des contrats et le contrôle de la chaîne d’approvisionnement conformément aux procédures internes.

Principales responsabilités

Coordination régionale et appui à la gestion des activités

  • Assurer le suivi quotidien des dossiers relevant de la coordination
  • Assister le Coordinateur Régional dans l’organisation, la planification et le suivi des activités.
  • Préparer les réunions de coordination internes et
  • Rédiger les comptes rendus, relevés de décisions et notes de
  • Assurer le suivi de la mise en œuvre des décisions prises lors des réunions.
  • Centraliser les informations transmises par les représentations pays et les différents
  • Participer au suivi des plans d’action régionaux et des calendriers opérationnels.
  • Veiller au respect des échéances fixées aux équipes et
  • Faciliter la circulation de l’information entre le siège, les équipes pays et les

Appui administratif et institutionnel

  • Assurer le classement, l’archivage et la gestion documentaire des dossiers en
  • Mettre à jour les bases de données, outils de suivi et répertoires
  • Préparer les courriers, attestations, notes de service, comptes rendus et documents
  • Assurer le suivi administratif des conventions, contrats, protocoles d’accord et autres documents institutionnels.
  • Veiller à la bonne conservation des documents administratifs et
  • Participer à la préparation des dossiers destinés aux partenaires, autorités ou
  • Contribuer à l’amélioration des procédures administratives

Suivi des projets et reporting

  • Participer au suivi opérationnel des projets mis en œuvre en
  • Collecter, consolider et vérifier les rapports transmis par les équipes
  • Assurer le suivi des indicateurs de performance et des résultats des
  • Contribuer à la préparation des rapports narratifs et de suivi destiné au siège.
  • Vérifier la conformité et la complétude des documents transmis par les équipes
  • Participer à l’élaboration et à la mise à jour des tableaux de bord régionaux.
  • Identifier les retards, difficultés ou risques potentiels et en informer le coordinateur régional Afrique de l’ouest.
  • Contribuer à l’amélioration continue des outils de suivi, d’évaluation et de

Appui financier et contrôle documentaire

  • Participer au suivi administratif des dépenses engagées dans les différents
  • Vérifier la présence et la conformité des pièces
  • Assurer la mise à jour des tableaux de suivi budgétaire.
  • Contribuer à la préparation des documents nécessaires aux audits, contrôles et vérifications internes.
  • Participer au suivi des demandes de financement, avances et régularisations
  • Appuyer la coordination régionale dans la consolidation des informations financières provenant des différents pays.

Logistique et organisation des missions

  • Participer à l’organisation des déplacements professionnels et missions
  • Préparer les dossiers administratifs liés aux
  • Assurer le suivi logistique des réunions, ateliers, formations et événements régionaux.
  • Coordonner les aspects pratiques liés aux visites de terrain et missions de
  • Assurer le suivi administratif des ordres de mission et documents associés.

Communication et relations partenariales

  • Assurer le suivi des échanges avec les partenaires, prestataires et représentations
  • Participer à la préparation des réunions institutionnelles et
  • Contribuer à la rédaction de notes de présentation, supports de communication et documents institutionnels.
  • Participer à la collecte d’informations nécessaires au développement de nouveaux
  • Veiller à la qualité et à la cohérence des informations diffusées par la coordination régionale.

Qualité, conformité et confidentialité

  • Veiller au respect des procédures internes et des règles de gestion de l’association.
  • Contribuer au renforcement des mécanismes de contrôle
  • Participer au suivi des recommandations issues des audits ou évaluations.
  • Garantir la confidentialité des informations traitées dans le cadre de ses
  • Signaler toute anomalie, difficulté ou risque identifié dans l’exercice de ses

Appui transversal

  • Assurer toute autre mission confiée par le Coordinateur Régional en lien avec les besoins de la coordination régionale.
  • Apporter un soutien ponctuel aux équipes pays et aux différents services du siège lorsque nécessaire.
  • Contribuer au développement et à la professionnalisation des outils de gestion et de coordination d’Ummah Charity en Afrique de l’Ouest.

Appui dans la conception et le pilotage de la stratégie logistique

  • Participer à l’élaboration de la stratégie logistique régionale en cohérence avec le plan stratégique de l’association.
  • Contribuer à l’analyse des besoins logistiques des représentations pays et des nouveaux projets.
  • Appuyer le Coordinateur Régional dans la définition des priorités logistiques et des plans d’action annuels.
  • Assurer le suivi de la mise en œuvre de la stratégie logistique et proposer des mesures correctives lorsque nécessaire.
  • Développer et mettre à jour les procédures, directives et outils logistiques harmonisés pour les bureaux pays.
  • Veiller à l’application des politiques et procédures logistiques de l’association dans l’ensemble de la région.
  • Contribuer à l’identification, à l’analyse et à la gestion des risques logistiques susceptibles d’affecter les opérations.

Expériences / Formation

  • Formation supérieure Bac +3 à Bac +5 en gestion de projet, administration, relations internationales, développement, gestion des organisations ou domaine équivalent.
  • Une première expérience dans une ONG, association ou organisation de développement constitue un atout.
  • Bonne compréhension des enjeux du secteur humanitaire et
  • Excellentes capacités
  • Rigueur, autonomie et sens des responsabilités.
  • Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles.
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
  • Respect strict de la confidentialité.

Techniques

  • Maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
  • Bonne maîtrise de Google Workspace (Google Drive, Sheets, Docs, Forms).
  • Capacités rédactionnelles en français.
  • Bonne capacité d’analyse et de synthèse.
  • Maîtrise des outils de suivi et de

Personnelles

  • Sens de l’organisation.
  • Gestion des priorités.
  • Esprit d’initiative.
  • Réactivité.
  • Esprit d’équipe.
  • Adaptabilité.
  • Grande capacité d’adaptation et mobilité

Salaire

  • Type de contrat : Prestataire / entrepreneur humanitaire
  • Temps de travail : Temps
  • Lieu d’affectation : Nouakchott,
  • Déplacements réguliers en Mauritanie et déplacements possibles dans les pays d’intervention d’Ummah Charity en Afrique de l’Ouest.
  • Début de la mission : Dès que
  • Rémunération : Selon profil, expérience et grille salariale de l’association.

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À télécharger

AVIS DE RECRUTEMENT Assist Coordo Régional