À propos de ForAfrika
ForAfrika est une organisation enracinée en Afrique et connectée au niveau mondial, dédiée à l’autonomisation des communautés à travers le développement durable et l’aide humanitaire. Forte de plus de 40 ans d’expérience opérationnelle, elle intervient aussi bien dans des contextes d’urgence que dans des programmes de développement à long terme.
ForAfrika adopte une approche intégrée visant à répondre aux besoins spécifiques des populations qu’elle sert. Ses domaines d’intervention couvrent notamment l’éducation, la santé et la nutrition, l’eau et l’assainissement, la sécurité alimentaire et les moyens de subsistance, ainsi que l’autonomisation économique, afin de créer des environnements où tous les Africains peuvent s’épanouir.
Résumé du poste
L’Administrative Assistant joue un rôle essentiel dans le soutien à l’Executive Assistant et à l’équipe dirigeante. Il ou elle assure la gestion des calendriers, la coordination des déplacements, le traitement des approbations financières et le suivi de la documentation. Le poste implique également la production de rapports, la communication avec différents partenaires et la garantie de la confidentialité. Cette fonction contribue à l’alignement organisationnel et au bon fonctionnement transversal de l’équipe.
Principales responsabilités
1. Processus et systèmes
Mettre à jour les calendriers des cadres dirigeants, y compris les itinéraires et détails de vols.
Gérer le calendrier des propriétés en time-share et assurer une planification précise.
Traiter les approbations dans Sage Intacct et en assurer le suivi.
Maintenir des dossiers exacts et un système de classement rigoureux.
Appuyer la réconciliation mensuelle et la gestion des cartes de crédit.
Collaborer avec le service comptable pour les validations et les requêtes.
2. Données et reporting
Participer à la préparation des déclarations annuelles pour la Charity Commission et OSCR.
Répondre aux demandes de conformité et échanger avec les auditeurs.
Préparer les budgets de déplacement du CEO, COO, CoS et du Fondateur, en collectant les factures nécessaires.
Appuyer la compilation des rapports et documents à l’usage de la direction.
Effectuer des recherches générales pour soutenir la prise de décision.
3. Réunions et communication
Enregistrer les dirigeants aux événements et conférences.
Coordonner la logistique de déplacement et de réunions avec les parties internes et externes.
Assurer une communication fluide et confidentielle avec l’équipe exécutive.
4. Exécution et support
Fournir un appui administratif quotidien à l’Executive Assistant ainsi qu’aux dirigeants.
Contribuer à la préparation de documents, la saisie de données et autres tâches ponctuelles.
Assurer le suivi des tâches assignées dans les délais.
Identifier de manière proactive les problèmes administratifs et proposer des solutions.
5. Alignement organisationnel
Respecter et promouvoir les valeurs fondamentales de ForAfrika : amour profond pour l’Afrique, fiabilité, initiative, compassion et discipline.
Contribuer à une culture d’équipe positive et à une collaboration transversale efficace.
Faire preuve de discrétion et d’intégrité dans la gestion des informations sensibles.
Profil recherché
Diplôme de licence en administration des affaires, communication ou sciences sociales connexes.
Minimum 5 ans d’expérience dans un poste administratif ou de support.
Excellentes compétences organisationnelles et de communication écrite et orale.
Motivation personnelle et autonomie, notamment dans un contexte de travail à distance.
Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).
Expérience souhaitée avec le système financier Sage.
Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément avec rigueur et professionnalisme.
Expérience dans des environnements internationaux ou multiculturels.
Adhésion à la mission et aux valeurs de ForAfrika.
Comment postuler
Les candidats intéressés et qualifiés sont invités à postuler ici https://forms.office.com/r/YC3ThGwM4c au plus tard le 15 octobre 2025. Les candidatures reçues après la date limite ou non conformes aux exigences ne seront pas prises en compte.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Si vous n’avez pas de nouvelles dans le mois suivant la clôture, veuillez considérer que votre candidature n’a pas été retenue.