L’International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde, aidant à rétablir la santé, la sécurité, l’éducation, le bien-être économique et l’électricité des personnes dévastées par les conflits et les catastrophes. Fondé en 1933 à l’appel d’Albert Einstein, l’IRC est l’une des plus grandes organisations non gouvernementales humanitaires (ONGI) internationales au monde, à l’œuvre dans plus de 50 pays et plus de 25 villes américaines pour aider les gens à survivre, à reprendre le contrôle de leur avenir et à renforcer leurs communautés. Force pour l’humanité, les employés de l’IRC ont un impact durable en restaurant la sécurité, la dignité et l’espoir à des millions de personnes. Si vous êtes un acteur du changement passionné et axé sur les solutions, rejoignez-nous pour avoir un impact positif sur la vie de millions de personnes dans le monde entier pour un avenir meilleur.

IRC a ouvert le programme national au Mali en 2012. Nos programmes vont de l’aide humanitaire aux activités de relèvement rapide, en mettant l’accent sur la protection de l’enfance, l’éducation, le bien-être économique, la nutrition, la santé, l’eau et l’assainissement, et la gouvernance. Nous travaillons dans le nord, le centre et le sud du Mali. Les conflits et la sécheresse ont provoqué le déplacement de centaines de milliers de personnes au Mali et dans les pays voisins. La situation en matière de sécurité dans le nord reste fragile. Néanmoins, les besoins des personnes déplacées et des communautés d’accueil touchées par le conflit restent pressants, et la question de l’accès humanitaire est un processus continu.

Aperçu du poste

Basé au Mali, le gestionnaire des subventions fournira un soutien à la gestion des subventions et à l’établissement de rapports dans l’ensemble du portefeuille malien. Le gestionnaire des subventions travaillera en étroite collaboration avec le personnel des programmes, des finances de S&E, des opérations et de l’équipe de direction (SMT) pour assurer une gestion de la qualité des fonctions avant et après l’octroi des subventions. Le gestionnaire des subventions soutiendra la conformité des donateurs, les rapports en temps opportun, le classement des documents de projet et la visibilité interne/externe. Le titulaire du poste contribuera au renforcement des capacités d’un assistant aux subventions et travaillera en étroite collaboration avec le responsable des partenariats et le responsable de la communication. Le coordonnateur des subventions supervisera le gestionnaire des subventions.

Ce poste est géré par le coordonnateur des subventions et est basé à Bamako, avec des visites fréquentes sur le terrain.

Principales responsabilités :

Rapports aux donateurs

• En coordination avec le Coordonnateur des subventions, l’Assistant aux subventions et le Gestionnaire des subventions, établir des calendriers pour les rapports narratifs et financiers ainsi que les annexes. Assurer leur distribution et leur suivi auprès de tous les membres de l’équipe impliqués dans le processus de rédaction et de révision.

• Coordonner la rédaction des rapports descriptifs destinés aux donateurs, y compris les annexes. Assurer un examen complet et de qualité, en respectant le schéma de validation et de communication interne de la mission, ainsi que les délais imposés par le siège et les bailleurs de fonds.

• Signaler tout problème de non-conformité ou de sous-performance significative détecté lors de l’examen des rapports au coordonnateur des subventions.

• Avec l’appui du (de la) Coordonnateur(trice) des subventions, coordonner l’élaboration de rapports narratifs de haute qualité et d’annexes connexes avec les équipes concernées. Agir en tant que rédacteur principal si nécessaire.

• Gérer tous les délais de présentation des rapports, coordonner et consolider les rapports pour s’assurer que les documents sont de la plus haute qualité et conformes aux exigences des donateurs.

Grant Monitoring

• Ensure effective monitoring of ongoing grants with regular updates of standard and internal tracking tools (OTIS and the grants tracking tracker). Disseminate this information to all relevant colleagues.

• Oversee and support grant/project management tools such as FM01, BvA, PCM, and OTIS to ensure accurate tracking of opportunities, reports, and programmatic adjustments throughout the project lifecycle.

• In collaboration with the Grants Coordinator and the Grants Manager, maintain updated workflows and archives of OTIS opportunities.

• Fournir des conseils techniques sur les réglementations de l’IRC et des donateurs pour assurer la conformité dans l’ensemble de l’IRC Mali. Identifier et résoudre les problèmes de manière proactive.

Réunions du cycle de projet

• Soutenir l’équipe des subventions dans l’organisation des réunions de gestion du cycle de projet (GCP) en préparant les documents nécessaires et en assurant la logistique.

• Contribuer de manière proactive aux réunions du cycle de projet en collaboration avec les chefs de projet concernés. Assurer la qualité et la mise en œuvre des projets dans les délais.

• Promouvoir l’utilisation des outils PCM au sein de la mission. Assurer la formation continue des équipes de soutien et de programme à l’utilisation des outils de gestion de PCM en collaboration avec l’équipe des subventions.

Directives quotidiennes du personnel sur les questions de responsabilisation

• Guider le personnel des programmes et des opérations sur les questions de responsabilité en répondant à leurs questions quotidiennes relatives aux règles des donateurs.

• Renforcer les capacités des équipes en matière d’exigences et d’attentes des bailleurs de fonds, selon les besoins, par le biais de sessions de formation et d’un mentorat individuel.

• En collaboration avec le Coordonnateur des subventions, organiser des sessions de formation pour le personnel de l’IRC Mali sur les rapports et les exigences des donateurs.

• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe des subventions et des partenariats pour assurer une compréhension commune des exigences en matière de responsabilisation.

Conformité

• Maintenir une connaissance complète et à jour des directives des donateurs relatives au portefeuille du Mali, y compris, mais sans s’y limiter : BHA, ECHO, DDC, SIDA, DG INTPA.

• En collaboration avec le coordonnateur des subventions, dispenser une formation au personnel de l’IRC sur la conformité et les exigences spécifiques aux donateurs.

• Veiller à ce que les problèmes de conformité présumés soient signalés immédiatement au moyen de mécanismes appropriés.

• Agir en tant que point focal pour les collègues du siège responsables de l’administration et de la conformité des subventions, y compris la mise à jour des soumissions sur le système de suivi de la gestion des opportunités en ligne (OTIS) de l’IRC.

Financement

• Soutenir la planification, la rédaction et la révision des propositions de projet pour s’assurer qu’elles répondent aux exigences des donateurs et aux besoins sur le terrain.

• Contribuer à l’élaboration de la stratégie de mobilisation des ressources et identifier de nouvelles opportunités de financement en collaboration avec l’équipe de direction et les départements concernés.

Partenariats

• Soutenir l’équipe des partenariats dans la conduite des processus de diligence raisonnable pour les partenaires en collectant et en analysant les informations nécessaires.

• Faciliter la coordination avec les partenaires locaux et internationaux, en veillant à ce que les objectifs du partenariat soient alignés sur les stratégies de l’IRC.

• Aider l’équipe des partenariats à gérer les relations avec les partenaires, y compris la préparation et le suivi des accords de partenariat.

• Veiller à ce que les partenaires se conforment aux exigences des donateurs et de l’IRC en fournissant des conseils et des formations si nécessaire.

• Participer aux évaluations des performances des partenaires et proposer des améliorations pour renforcer les capacités des partenaires.

Gestion de l’information

• Act as the custodian of institutional knowledge documentation and program activities in coordination with relevant supervisors and sector coordinators.

• Maintain complete electronic records for programs. Ensure IRC colleagues have access to relevant files and information by facilitating the organization and access to necessary documents.

Communication and Visibility

• Support the Grants Coordinator in representing IRC in Mali by preparing fact sheets, project summaries, or any other requested document.

• Assist the Grants Coordinator and the Communications Officer in enhancing IRC’s visibility in Mali by supporting the implementation of external communication activities, such as press releases, annual reports, and awareness campaigns.

Donor Relations and Communication

• In consultation with the Grants Coordinator, liaise with donors and potential donors, as well as other operational partners. Participate in meetings and represent IRC and its interests by maintaining positive and constructive relationships.

• In coordination with relevant colleagues, respond to donor information requests on compliance and address donor compliance questions as needed.

• Ensure relevant staff are aware of all donor communications, regulatory changes, and meetings or events.

• Support the development of program updates/communications for external dissemination. Participate in the preparation of newsletters, progress reports, and communication materials for donors.

• Facilitate and participate in donor visits and/or meetings by preparing agendas, presentations, and coordinating logistical aspects.

Job Requirements:

• Bachelor's degree or equivalent in international affairs, development, international political economy, or another relevant subject

• 2-3 years in grants management and proposal/ business development/ design.

• Knowledge of donor compliance regulations (BHA, USAID, ECHO, DG INTPA, etc)

• Proven previous successful experience developing projects and donor reports.

• Good communicator with strong organizational, time management, and analytical skills

• Fluency in English, spoken and written.

• Strong writing and editing skills with close attention to detail.

• Demonstrated attention to detail and ability to follow procedures, use initiative, meet deadlines, and work independently and cooperatively with team members.

• Flexibility to adapt to changing requirements and circumstances.

• Ability to juggle competing priorities, meet deadlines, and work under pressure in an insecure environment.

• Aptitude to adapt to a different context regarding security, culture, climate, or health issues.

• Willingness to travel

• Commitment to women’s rights and IRC’s vision, mission, and values, including sensitivity to cultural settings.

Working Environment

Le responsable des subventions sera basé à Bamako (niveau de sécurité 3 : orange), avec un environnement de travail standard (bonne connexion internet, climatisation, etc.). Le responsable des subventions vivra dans une maison individuelle à Bamako. Il s’agit d’un poste non accompagné.

Norme de conduite professionnelle : Le CEI et les travailleurs du CEI doivent adhérer aux valeurs et aux principes décrits dans la méthode IRC – notre code de conduite. Il s’agit de l’intégrité, du service, de la responsabilité et de l’égalité.

Engagement envers le genre, l’égalité, la diversité et l’inclusion : Le CEI s’engage à créer un environnement de travail diversifié, inclusif, respectueux et sûr où toutes les personnes sont traitées équitablement, avec dignité et respect. L’IRC interdit expressément et ne tolérera pas la discrimination, le harcèlement, les représailles ou l’intimidation des personnes de l’IRC dans quelque contexte que ce soit. Nous visons à accroître la représentation des femmes, des personnes originaires des pays et des communautés que nous servons, et des personnes qui s’identifient comme des races et des ethnies sous-représentées dans les structures de pouvoir mondiales.