L’International Rescue Committee (IRC) intervient face aux pires crises humanitaires au monde, en aidant à rétablir la santé, la sécurité, l’éducation, le bien-être économique et l’électricité des personnes dévastées par les conflits et les catastrophes. Fondé en 1933 à l’appel d’Albert Einstein, l’IRC est l’une des plus grandes organisations non gouvernementales humanitaires (ONGI) internationales au monde, à l’œuvre dans plus de 40 pays et 29 villes américaines pour aider les gens à survivre, à reprendre le contrôle de leur avenir et à renforcer leurs communautés. Une force pour l’humanité, les employés d’IRC ont un impact durable en restaurant la sécurité, la dignité et l’espoir pour des millions de personnes. Si vous êtes un acteur du changement passionné et motivé par les solutions, rejoignez-nous pour avoir un impact positif sur la vie de millions de personnes dans le monde entier pour un avenir meilleur.
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L’IRC a ouvert le programme national au Mali en 2012. Nos programmes vont de l’aide humanitaire aux activités de relèvement rapide, en mettant l’accent sur la protection de l’enfance, l’éducation, le bien-être économique, la nutrition, la santé, l’eau et l’assainissement, et la gouvernance. Nous intervenons dans le nord, le centre et le sud du Mali. Les conflits et la sécheresse ont provoqué le déplacement de centaines de milliers de personnes au Mali et dans les pays voisins. La situation en matière de sécurité dans le nord reste fragile. Néanmoins, les besoins des personnes déplacées et des communautés d’accueil touchées par les conflits restent pressants, et la question de l’accès humanitaire reste un défi constant.
Aperçu du poste :
Le coordinateur des subventions, basé à Bamako, joue un rôle crucial dans la gestion stratégique et opérationnelle du portefeuille de subventions de l’organisation. Travaillant en étroite collaboration avec les équipes des programmes, du suivi et de l’évaluation, des finances et des opérations, ainsi qu’avec l’équipe de la haute direction, le titulaire du poste est chargé d’assurer une gestion exemplaire des subventions avant et après leur octroi. Le coordinateur des subventions est chargé d’assurer le respect des exigences des bailleurs de fonds, la production de rapports en temps opportun et l’archivage efficace des documents de projet. Ce rôle comprend également la promotion de la visibilité interne et externe des programmes. En plus de ces responsabilités, le coordinateur des subventions supervise une équipe de deux gestionnaires de subventions, un responsable des partenariats, un responsable des partenariats/subventions et un responsable de la communication, contribuant ainsi de manière significative au renforcement de leurs capacités. Ce poste, nécessitant de fréquents déplacements sur le terrain, est non seulement essentiel pour le maintien de l’excellence opérationnelle, mais aussi pour l’alignement stratégique des interventions de l’organisation avec les attentes et les besoins des bailleurs de fonds sur le terrain.
Principales responsabilités
Élaboration de propositions de projets
• S’assurer que le processus d’élaboration des propositions d’IRC Mali est bien compris et appliqué par les équipes, en étroite collaboration avec la direction, les programmes, les départements financiers et opérationnels, afin d’assurer des soumissions de qualité dans les délais établis.
• Appuyer le Directeur adjoint des programmes (DDP) et le Directeur pays (CD) dans la prospection de nouvelles opportunités de financement, le renforcement des relations avec les partenaires et donateurs actuels, et la mise à jour de la stratégie de développement commercial du pays. Suivre et analyser les orientations stratégiques des bailleurs de fonds et communiquer ces informations aux équipes concernées.
• Lead the development of proposals to donors in collaboration with sector managers and financial and operational teams, clarifying the roles and responsibilities of each stakeholder.
• Participate in the development and management of project budgets in coordination with the finance department to align the necessary resources with the proposed actions and ensure the inclusion of adequate costs.
• Assist the DDP in integrating new proposals with the country's strategic action plan.
Grants management and compliance
• Ensure a thorough understanding of IRC policies and grant portfolio specifications, and ensure the application of IRC standards and procedures by Grant Team members.
• Provide regular updates and information to the management team on new proposal development and grant management.
• Review donor reports for accuracy, quality and compliance with donor requirements, including substantial editing, translation and editorial input where necessary.
• Provide support to grant managers to ensure timely submission of reports.
• Collaborate with the Grants team to monitor project indicators, control expenditure and manage key portfolio information. Organize periodic grant review meetings and coordinate project start-up and close-out meetings.
• Facilitate technical support for project cycle meetings and contribute to improved coordination and efficiency of services within the national program.
• Oversee the use of grant management tools for rigorous monitoring of project implementation and proactively identify potential challenges.
• Collaborate with the grants team to manage project readjustments, modifications and extensions as necessary, while maintaining quality relationships with donors and ensuring that projects conclude on time and on budget.
• Serve as the primary point of contact for grants and compliance issues at the national level, offer advice to grants team members and other staff on compliance issues, and communicate with the IRC Regional Program and Award Support Team for any additional support needs.
• Ensure that the information management and grant filing system is rigorously applied and that all important documents are archived in an orderly and accessible manner.
Managing sub-allocations and partnerships
• Ensure quality sub-award management in line with IRC's Partnership Excellence for Equality and Results System (PEERS), including sub-award start-up, sub-award implementation monitoring, management and accountability, and appropriate sub-award closure.
• Participate in the definition of the scope of action of partners during the pre-funding phases and in the management of partners during proposal development, including the coordination of team agreements and the communication of requested technical and budgetary contributions.
• Review subcontracting partner approval reports, pre-award evaluations, subcontracting agreements and amendments prepared by the grants team for compliance and accuracy.
• Collaborate with grants and partnerships teams to monitor the performance of subcontracted partners, ensuring that partners' contractual relationships are reviewed and that timely feedback is provided.
• Work with the partnership team to organize sub-allocation opening, review and closing meetings with partners, as well as program and compliance/financial monitoring visits to ensure that partner program implementation is on track and compliant with IRC and donor rules and regulations.
• Keep proper records of all award and sub-award documents to ensure transparency and accountability.
• Work closely with the partnership management team.
Donor relations and communication
• Establish and maintain regular contact with donors, as required or in the absence of regular focal points, and represent donor interests at the request of the DDP.
• Enhance the image of the national office with donors and partners by regularly updating national and sectoral fact sheets, available in English and French.
• Collaborate with the Communications Manager and Area Managers to develop and produce communications materials, including brochures, fact sheets, advocacy briefs and newsletters, to promote IRC activities.
• Ensure the effective implementation of the national program's communication strategy, guaranteeing the dissemination of key internal and external information
• Support the communications manager in training staff in communications strategies, and help develop success stories and articles, such as blogs, to document staff experiences in the field.
Management and capacity building
• Directly supervise the grant and partnership managers and the communications manager, providing them with regular support and ongoing training, particularly in the preparation of proposals.
• Establish clear objectives, discuss expectations and provide regular feedback on performance, thus contributing to the ongoing professional development of staff.
• Coordinate the training and mentoring of national program staff, focusing on donor compliance, programmatic reporting, proposal preparation, sub-allocation management, partnerships, and the application of communication strategies.
Job Requirements
• Master's degree in international development, social sciences or equivalent
• Minimum 5 years of experience in a grant management role, preferably with an NGO
• Writing and editing: Advanced writing and editing skills, with at least three years' experience writing reports and proposals for donors such as the US government and European donors. Experience required in submitting proposals as part of consortia, as lead agency or partner.
• Knowledge of donor regulations: Familiarity with the rules of major international donors such as ECHO, AFD, Sida, EU, BHA, UN agencies, World Bank and USAID, as well as proven experience in developing major proposals for these entities or overseeing compliance of grant reports and contracts.
• Donor relations: Demonstrated experience in effectively liaising with donors to negotiate and influence positive outcomes.
• Supervisory skills: Proven ability to lead and supervise teams, ensuring that objectives are met efficiently.
• Organizational and analytical skills: Excellent organizational, time management and analytical skills, with particular attention to detail.
• Interpersonal skills: Excellent interpersonal, cultural and diplomatic skills, essential for working effectively in a multicultural environment.
• Expertise technique : Une spécialisation dans l’un des domaines suivants serait un atout : santé, nutrition, protection, éducation, WASH (eau, assainissement et hygiène), gouvernance, relance économique et développement ou réponse d’urgence.
• Expérience dans des contextes difficiles : Une expérience professionnelle antérieure en Afrique, idéalement dans des contextes d’après-conflit ou de conflit, serait très appréciée.
• Gestion des priorités : Capacité à gérer efficacement plusieurs priorités concurrentes, à respecter des délais stricts et à travailler sous pression.
• Maîtrise technologique : Maîtrise de l’utilisation des outils bureautiques, notamment Microsoft Office (Word, Excel) et des systèmes de courrier électronique.
• Maîtrise de l’anglais, parlé et écrit.
Environnement de travail
Le coordinateur des subventions sera basé à Bamako (niveau de sécurité 3 : orange) et devra se rendre régulièrement dans les bases de l’IRC au Mali et dans les pays où l’IRC met en œuvre des projets transfrontaliers.
Hébergement : Maison partagée à Bamako. Cette position n’est pas accompagnée.
**Norme de conduite professionnelle :**L’IRC et les travailleurs de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes décrits dans la méthode IRC - notre code de conduite. Il s’agit de l’intégrité, du service, de la responsabilité et de l’égalité.
https://careers.rescue.org/us/en/job/req57322/Grants-Coordinator