Termes de référence pour l’audit financier du projet BMZ - République centrafricaine
Introduction
Tearfund (TF) est une association chrétienne qui collabore avec des églises dans plus de 50 des pays les plus pauvres du monde. Nous luttons contre la pauvreté et l’injustice par le développement durable, en répondant aux catastrophes et en combattant l’injustice. Nous croyons qu’il est possible de mettre fin à l’extrême pauvreté.
Tearfund souhaite faire appel aux services d’un cabinet d’audit dans le but d’auditer le projet : « Projet visant à consolider la paix à Lobaye par des interventions de renforcement de la résilience dans le WASH, la cohésion sociale et les moyens de subsistance », financé par le Ministère fédéral allemand de la coopération économique et du développement (BMZ) : aide structurelle transitionnelle.
L’audit basé sur les projets doit être réalisé conformément aux normes internationales d’audit émises par l’ISA. L’audit sera réalisé par un auditeur externe, indépendant, local et qualifié.
2 . Informations sur le projet
Nom du projet : Projet visant à consolider la paix à Lobaye par des interventions de renforcement de la résilience dans le WASH, la cohésion sociale et les moyens de subsistance
Référence du projet n° 2022.1807.1 / 502 E6050 CAF-0023/001
Période d’audit du projet :
Année 1 : 16.11.2022 – 31.12.2022 avec période de dépenses prolongée jusqu’au 30.04.2023
Année 2 : 01.01.2023 - 31.12.2023
Dépenses totales (euro) : 1 225 000 (un million deux cent vingt-cinq mille euros),
Lieu de l’audit : Bureau pays de la TF de la République centrafricaine à Bangui
3. Portée de l’audit
L’auditeur réalisera l’audit du projet conformément aux Normes internationales d’audit (ISA), à la Norme internationale sur les engagements d’assurance (ISAE) 3000 et à la Norme internationale sur le contrôle qualité (ISQC), toutes dans leur version la plus récente. L’auditeur conçoit et réalise l’audit conformément à l’objectif et à la portée de cet ensemble de règles et de procédures. L’Auditeur peut appliquer des techniques telles que l’enquête et l’analyse, le (re)calcul, la comparaison, d’autres vérifications de précision administratives, l’observation, l’inspection des dossiers et documents, l’inspection des actifs, l’obtention de confirmations ou toute autre procédure jugée nécessaire à la réalisation de ces procédures. L’audit du ou des projets inclura ces tests et procédures d’audit dans la mesure où l’auditeur jugera nécessaire dans les circonstances. L’auditeur obtient suffisamment de preuves de vérification appropriées issues de ces procédures afin de pouvoir rédiger un rapport des constats factuels. Les auditeurs doivent être tenus d’élaborer leur rapport d’audit conformément au modèle fourni par BMZ. L’auditeur doit accorder une attention particulière à la question de savoir si :
- toutes les règles et réglementations pertinentes de la BMZ et les engagements contractuels ont été respectés :
- Accord de coopération
- Procédures administratives ;
- Normes BMZ pour le reporting ;
- Budget approuvé (plan de coûts) ;
- les fonds ont été fournis et utilisés conformément aux accords de financement pertinents, avec une attention particulière à l’économie et à l’efficacité, et uniquement pour les objectifs pour lesquels ils ont été fournis ; Des fonds du projet transférés au partenaire du projet au cours de l’année budgétaire en cours ou pendant la durée du projet ; les intérêts perçus au cours de l’année budgétaire en cours ou pendant la durée du projet provenant des fonds transférés au partenaire du projet
- les biens, travaux et services financés ont été acquis conformément aux accords de financement pertinents, y compris des dispositions spécifiques des politiques et procédures d’approvisionnement centrafricains de Tearfund ;
- Tous les documents, dossiers et comptes nécessaires ont été conservés pour toutes les activités du projet. Les registres comptables sont corrects et complets.
- L’auditeur doit également vérifier que les rapports respectifs publiés durant la période étaient en accord avec les livres comptables sous-jacents ;
- Les lois et règlements nationaux ont été respectés, et les procédures financières et comptables approuvées pour le projet (par exemple, le manuel des procédures financières, etc.) ont été respectées et utilisées ; Cela s’applique également aux coûts de personnel et aux cotisations de sécurité sociale, qui doivent être conformes aux normes locales, légales dans le pays du projet concerné et, surtout, respecter les contrats et que les contributions exigées par la loi sont retenues.
- Vérifier que le plan de coûts est respecté par une comparaison des objectifs et des effets
- des actifs acquis à partir des fonds de projet existent, et la propriété et l’utilisation appropriée sont vérifiables par le bureau de Tearfund.
In complying with International Standards on Auditing, the auditor is expected to pay particular attention to the following matters:
i) Fraud and Corruption: Consider the risks of material misstatements in the financial statements due to fraud as required by ISA 240: The Auditor’s Responsibility to Consider Fraud in an Audit of Financial Statements. The auditor is required to identify and assess these risks (of material misstatement of the financial statements) due to fraud, obtain sufficient appropriate audit evidence about the assessed risks; and respond appropriately to identified or suspected fraud;
ii) Laws and Regulations: In designing and performing audit procedures, evaluating and reporting the results, consider that noncompliance by the TF CAR Office abroad with laws and regulations may materially affect the financial statements as required by ISA 250: Consideration of Laws and Regulations in an Audit of Financial Statements;
iii) Governance: Communicate audit matters of governance interest arising from the audit of financial statements with those charged with governance of an entity as required by International Standard on Auditing 260: Communication of Audit Matters with those Charged with Governance:
iv) Risks: In order to reduce audit risk to an acceptable low level, determine the overall responses to assessed risks at the financial statement level, and design and perform further audit procedures to respond to assessed risks at the assertion level as required by Internal Standard on Auditing 330: the Auditor’s Procedures in Response to Assessed Risks.
v) Advances: Travel advances and personal advances to local staff and expatriate staff
Expected deliverables for the audit
I. Audit report
L’auditeur rendra un avis sur les états financiers du projet (PFS). Le rapport d’audit annuel des comptes du projet devrait inclure un paragraphe distinct mettant en évidence les principales faiblesses du contrôle interne et le non-respect des termes de l’accord de financement.
Le destinataire du rapport d’audit est le représentant autorisé du titulaire du projet ainsi que le représentant national.
Le rapport d’audit doit constituer une évaluation complète de l’adéquation et de l’efficacité du système comptable et global de contrôle interne pour surveiller les dépenses et autres transactions financières.
Le rapport de l’audit externe doit inclure les éléments suivants :
- Présentation de l’attribution et du périmètre de l’audit avec des commentaires détaillés sur les résultats de l’audit. L’auditeur doit également indiquer quels documents ont été utilisés pour l’audit de l’utilisation appropriée des fonds et de la conformité au cours de la durée du projet.
- Recommandations en cas de plaintes.
- Commentez comment les observations d’audit des années précédentes ont été suivies, si nécessaire
- Les écarts des dépenses réelles par rapport aux dépenses prévues dans le budget le plus récent, qui dépassent 30 % des éléments budgétaires individuels, doivent être expliqués et raisonnés.
- Des écarts des dépenses réelles par rapport aux dépenses prévues dans le budget actuel dépassant 30 % des sous-catégories budgétaires individuelles, ainsi que des raisons, doivent être donnés.
- L’avis final d’audit dans le certificat d’audit doit indiquer ce qui suit (exigence minimale), qui doit être formulé clairement par l’auditeur externe et adapté si approprié :
- Fournissez des déclarations précises sur les questions suivantes :
1. Dans quelle mesure tous les revenus et dépenses ont-ils été correctement documentés par des recettes ?
2. Dans quelle mesure les dépenses documentées ont-elles été conformes à sa demande et à l’approbation du projet, et dans quelle mesure sont-elles conformes à l’objectif désigné et au budget le plus récent ? Des écarts par rapport au budget le plus récent ont-ils été expliqués séparément ?
3. Dans quelle mesure les revenus documentés, c’est-à-dire comptabilisés comme contributions effectuées par le partenaire local du projet, le groupe cible et/ou d’autres agences du pays du projet, ont-ils été correctement spécifiés et leur origine expliquée conformément aux spécifications ?
4. Dans quelle mesure les conditions du donateur spécifiées dans l’accord de projet ont-elles été remplies ? Quelle a été la réponse à ces conditions ? Lesquelles de ces conditions n’ont pas été respectées, et quelles raisons ont été invoquées ?
5. Quels aspects particuliers – positifs ou négatifs – doivent être mentionnés à propos de ce projet ?
Le certificat d’audit doit tirer une conclusion claire concernant le respect des dispositions contraignantes prévues dans l’accord de projet. S’il n’y a pas de résultats, cela doit également être explicitement mentionné dans le rapport. Les certificats d’audit peuvent être soumis en allemand, anglais, français et espagnol. Si le certificat d’audit n’est pas fourni en anglais ou en allemand, les conclusions clés (notamment les conclusions d’audit, y compris les plaintes et recommandations) ainsi que l’avis final doivent être traduits en allemand. Cette traduction peut être incluse dans le rapport narratif du rapport d’utilisation des fonds ainsi que dans l’évaluation requise du certificat d’audit. Tout certificat d’audit dans une langue autre que celle-ci doit être traduit intégralement en allemand ou en anglais.
II. Lettre de gestion
En plus du rapport d’audit, l’auditeur préparera une lettre de gestion, dans laquelle il :
a) Give comments and observations on the accounting records, systems and controls that were examined during the course of the audit;
b) Identify specific deficiencies or areas of weakness in systems and controls, and make recommendations for their improvement;
c) Report on the degree of compliance in the financing agreement and give comments, if any, on internal and external matters affecting such compliance;
d) Communicate matters that have come to his/her attention during the audit which might have a significant impact on the implementation of the project;
e) Give comments on the extent to which outstanding issues/qualifications issues have been addressed;
f) Give comments on previous audits’ recommendations that have not been satisfactorily implemented; and
g) Bring to the recipient’s attention any other matters that the auditor considers pertinent.
h) Express an opinion as to the reasonableness of the financial statements in all material respects.
k) Verifying the cost-effectiveness of expenditure with regard to financial resources
Time frame
- The auditing process shall be completed within 4 weeks. It should start on the 12th October 2026 and end by the 10th November 2026.
- Two copies of the audited financial statements, including the audit report, management letter, and management response, should be received by the audited Tearfund office no later than one week after completion of the audit, on 17th November 2026.
III. Closing meeting
After the completion of the financial audit engagement, but before leaving the project
,the auditor shall hold a closing meeting with the persons responsible for the project/program (directors) and the staff responsible for accounting and reporting. The meeting shall address the results of the audit, discuss major weaknesses in the project, administrative and financial management (including the deficiencies of individual staff members) and propose recommendations to improve the project management, the accounting procedures and the internal control system (ICS).
Requirements for the External Audit Firm
- The firm should be approved by the country’s accounting regulatory body.
- The firm must have at least two partners.
- The partners should be in good standing with the accountant’s professional body.
- The firm should have been in practice for a period of not less than 5 years.
- The partners must be full-time practitioners.
- The firm must have a physical address and valid practising licences.
- The firm must have five years’ experience in audit of Not-for-Profit organisations (local and international)
- The firm must demonstrate sufficient quality control measures.
- The firm must have at least three referees who must be its clients.
- A detailed company profile showing the list of clients.
Evaluation Criteria
Bidder’s proposals will be evaluated against the nine categories listed below**:**
- Years of experience
- Previous experience in a in fragile context
- Experience of the lead and technical staff
- Experience with NGO working in a consortium or other similar arrangements.
- Experience with similar assignments with INGOs
- Quality of the technical proposal
- Turnaround period (Audit timeline)
- Experience monitoring BMZ-funded projects
- Price point
Mandatory requirements
- Provide a certified copy of a certificate of business registration, Certificate of incorporation, business licence or similar document
- Provide a certified copy of tax registration, tax clearance certificates or similar documents
- Provide information on ownership structure (Name of directors of the company / Owner)
- Provide references from previous clients for similar works.
Financial requirements
The audit fees will be fixed through a competitive bidding process. The Financial Proposal should include the following
1. Assignment cost in Euro
2. Payment terms
Application process
All interested bidders/consultants are requested to submit their Technical Proposals
and Financial Proposals in separate documents as attachments to car.procurement@tearfund.org, copying samuel.lugo@tearfund.org on or before 24 September 2026. The submitted documents should be in English.
Tearfund
République centrafricaine
Bangui
Rue 1110, Gamal Abdel Nasser
Derrière Air France.
+236 75 38 18 86
Comment postuler
car.procurement@tearfund.org copie samuel.lugo@tearfund.org