1. Contexte

Dans le cadre de la mise en œuvre du projet IMPACT – Soutenir l’émergence d’une société civile gabonaise inclusive, structurée et dotée des moyens nécessaires pour participer activement aux politiques publiques en matière de justice sociale et de protection de l’environnement, le consortium du projet lance le présent appel d’offres en vue de la conclusion d’un contrat-cadre de location de véhicules avec chauffeur.

Le projet IMPACT est financé par l’Union européenne et mis en œuvre par un consortium d’organisations non gouvernementales composé de :

• Agir ensemble pour les droits humains (AEDH), chef de file du projet ;

• Initiative Développement (ID) ;

• Centre d’Étude et d’Appui au Développement Local (CEAD) ;

• Femmes, Environnement, Santé et Développement (FENSED).

Mis en œuvre dans les provinces de l’Estuaire, du Woleu-Ntem et de la Ngounié, le projet a pour objectif de contribuer à l’émergence d’une société civile gabonaise plus inclusive, structurée et capable de participer efficacement à l’élaboration, à la mise en œuvre et au suivi des politiques publiques dans les domaines de la justice sociale et de la protection de l’environnement. Pour atteindre cet objectif, le consortium conduira, tout au long de la durée du projet, de nombreuses activités de terrain dans les zones d’intervention.

La réalisation de ces activités nécessite la mise à disposition de véhicules fiables, sécurisés et adaptés aux conditions de circulation, aussi bien en milieu urbain que dans les zones rurales parfois difficiles d’accès.

Le présent appel d’offres a donc pour objet de sélectionner un prestataire capable de fournir des services de location de véhicules avec chauffeur, dans le cadre d’un contrat-cadre, afin d’assurer les déplacements des équipes du consortium pendant toute la durée de mise en œuvre du projet (mars 2026 – février 2029). La conclusion d’un contrat-cadre garantit la disponibilité des véhicules, la réactivité dans l’organisation des missions ainsi que des prestations répondant aux exigences de qualité, de sécurité et de fiabilité attendues par le consortium.

2. Objet du marché

Le présent marché a pour objet la conclusion d’un contrat-cadre de prestation de services portant sur la location de véhicules avec chauffeur destinés à assurer les déplacements professionnels des équipes du consortium dans le cadre de la mise en œuvre des activités du projet IMPACT.

Les prestations seront exécutées à la demande, sur la base de bons de commande émis par les organisations membres du consortium, en fonction de leurs besoins opérationnels.

Les services attendus comprennent notamment :

• La mise à disposition, à la demande, de véhicules tout-terrain (4×4) tropicalisés, avec chauffeurs expérimentés maîtrisant la conduite en milieu rural, sur pistes et routes dégradées, et disposant d’une bonne connaissance des contraintes des missions de terrain ;

• Les déplacements en milieu urbain, périurbain et interurbain ;

• Les missions de terrain, ponctuelles ou de plusieurs jours, dans les zones d’intervention du projet, y compris sur des pistes et routes difficiles d’accès ;

• Le transport des équipes du consortium, des consultants, des partenaires ainsi que, le cas échéant, du matériel nécessaire à la mise en œuvre des activités.

Le marché prendra la forme d’un contrat-cadre à bons de commande, conclu avec un ou deux prestataires. À titre indicatif, le volume estimatif des commandes est compris entre 100 et 120 jours. Cette estimation est communiquée à titre purement indicatif et ne constitue en aucun cas un engagement minimum du Consortium. Les commandes seront émises en fonction des besoins réels du projet et des disponibilités budgétaires.

Le prestataire retenu devra garantir la disponibilité des véhicules, la qualité des prestations, la sécurité des déplacements, la ponctualité, le professionnalisme ainsi qu’une capacité de réponse rapide aux demandes formulées par les membres du consortium.

3. Durée du contrat

Le contrat-cadre sera conclu pour une durée initiale de douze (12) mois à compter de sa date de signature. Il pourra être renouvelé, par accord écrit des parties, sans que sa durée totale n’excède la période de mise en œuvre du projet IMPACT, jusqu’au 28/02/2029.

4. Zone d’exécution

Les prestations seront réalisées principalement dans les zones d’intervention du projet IMPACT, notamment :

• Province du Woleu-Ntem, notamment à Oyem, Bitam, Mitzic et les localités environnantes ;

• Province de la Ngounié, notamment à Mouila, Fougamou, Ndendé, Mandji Ndolu et les localités environnantes.

En fonction des besoins du projet, des déplacements vers d’autres provinces ou localités du Gabon pourront être demandés à titre exceptionnel.

5. Types de véhicules attendus

Les prestataires devront être en mesure de mettre à disposition, selon les besoins du consortium, des véhicules tout-terrain (4×4) tropicalisés avec chauffeur, destinés aux missions de terrain dans les provinces du Woleu-Ntem et de la Ngounié.

Les véhicules proposés devront être des véhicules 4×4 à carrosserie fermée, adaptés à la circulation sur des routes non bitumées, des pistes rurales et des routes en mauvais état, y compris dans des zones difficilement accessibles.

Ils devront présenter un niveau de robustesse, de fiabilité et de performance adapté aux conditions climatiques et routières des zones d’intervention du projet.

Aucune marque ou modèle particulier n’est imposé. Tout véhicule répondant aux caractéristiques techniques et aux exigences minimales définies dans le présent appel d’offres pourra être proposé.

Les véhicules devront être en parfait état de fonctionnement, régulièrement entretenus et conformes à la réglementation en vigueur (assurance, contrôle technique et documents administratifs à jour). Les éléments de preuve de l’entretien et de la conformité à la réglementation pourront être demandés par les équipes des organisations contractantes.

6. Exigences minimales

6.1. Exigences relatives aux véhicules

Les véhicules proposés devront :

• Être des véhicules tout-terrain (4×4) adaptés aux conditions climatiques et aux contraintes de circulation des zones d’intervention, notamment sur les routes non bitumées, les pistes rurales et les routes en mauvais état ;

• Disposer des équipements de sécurité requis par la réglementation en vigueur, notamment un cric, un triangle de signalisation, un gilet de sécurité, trousse médicale de secours, des ceintures de sécurité fonctionnelles et tout autre équipement obligatoire ;

• Disposer d’une carrosserie fermée permettant le transport sécurisé des passagers et de leurs effets, ainsi que de pneumatiques adaptés aux routes et pistes, en bon état, et d’une roue de secours fonctionnelle ;

• Disposer d’une assurance automobile en cours de validité couvrant les passagers et les tiers, et être en règle au regard de la réglementation en vigueur au Gabon, notamment en ce qui concerne la carte grise, le contrôle technique, la vignette et les autres documents administratifs obligatoires ;

• Être propres, en bon état mécanique et général, régulièrement entretenus, dotés d’une climatisation fonctionnelle et exempts de toute défaillance susceptible de compromettre la sécurité des passagers ou la bonne réalisation des missions.

Les organisations membres du Consortium pourront demander, avant ou pendant l’exécution des prestations, tout justificatif relatif à l’état du véhicule, à son entretien, à son assurance et à sa conformité réglementaire.

6.2. Exigences relatives aux chauffeurs

Les chauffeurs devront :

• Être titulaires d’un permis de conduire valide et adapté à la catégorie du véhicule ;

• Justifier d’une expérience d’au moins trois (3) ans dans la conduite de véhicules tout-terrain (4×4) ;

• Maîtriser la conduite sur pistes, routes dégradées et autres terrains difficiles, notamment en saison des pluies ;

• Connaître les provinces du Woleu-Ntem ou de la Ngounié et maîtriser leurs principaux axes routiers ainsi que les itinéraires alternatifs ;

• Respecter strictement les règles de sécurité routière, adopter une conduite prudente et garantir, en toutes circonstances, la sécurité des passagers et du matériel transportés ;

• Faire preuve de ponctualité, de professionnalisme, et de courtoisie dans l’exécution des missions ;

• Observer une sobriété absolue. La consommation d’alcool, de drogues ou de toute substance altérant la vigilance étant strictement interdite avant et pendant toute la durée de la mission.

7. Prestations attendues

Le prestataire retenu devra garantir :

• La disponibilité de véhicules conformes aux exigences du présent appel d’offres, dans les délais convenus ;

• La ponctualité et la fiabilité des prestations ;

• La mise à disposition de chauffeurs qualifiés, professionnels et courtois ;

• Le remplacement du véhicule ou du chauffeur, dans les meilleurs délais, en cas de panne, d’accident ou de toute autre indisponibilité ;

• La disponibilité des véhicules pour des missions ponctuelles ou de plusieurs jours, y compris les week-ends et jours fériés, lorsque les besoins du projet l’exigent ;

• Une assistance rapide en cas d’incident survenant pendant une mission ;

• Le respect des itinéraires, des horaires et des consignes communiqués par le consortium.

8. Contenu des offres

Les soumissionnaires devront présenter une offre complète comprenant les éléments suivants :

8.1. Dossier administratif

Le dossier administratif devra comprendre les pièces suivantes :

• Une présentation de l’entreprise (statut, organisation, expérience et moyens disponibles) ;

• Une copie du Registre de Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM) ;

• Une copie du Numéro d’Identification Fiscale (NIF) ;

• Une attestation de régularité fiscale en cours de validité ;

• Une attestation de régularité auprès de la CNSS en cours de validité ;

• Toute autorisation ou licence d’exploitation requise pour l’exercice de l’activité, le cas échéant ;

• Une copie de la pièce d’identité du responsable/mandataire/délégué/représentant de l’entreprise/mandataire ;

• Au moins deux (2) références de prestations similaires réalisées au cours des trois dernières années, de préférence pour des ONG, institutions publiques, organisations internationales ou projets de développement.

8.2. Offre technique

L’offre technique devra permettre d’apprécier la capacité du soumissionnaire à exécuter les prestations. Elle comprendra notamment :

• Une présentation du parc automobile proposé, précisant notamment pour chaque véhicule :

  • La marque et le modèle ;

  • L’année de mise en circulation ;

  • Le type de véhicule (4×4) ;

  • Le nombre de places ;

  • L’état général du véhicule ;

  • Des photos récentes des véhicules proposés.

• La liste des chauffeurs, accompagnée d’un bref descriptif de leur expérience et de leur connaissance des zones d’intervention et/ou de leur CV si disponible.

Le soumissionnaire devra justifier de la disponibilité des véhicules proposés, par tout document approprié attestant de leur propriété, de leur location ou de leur mise à disposition. Le Consortium pourra demander les justificatifs correspondants avant l’attribution ou pendant l’exécution du contrat.

8.3. Offre financière

L’offre financière devra être présentée sous la forme d’un bordereau de prix unitaires, indiquant notamment :

• Le tarif journalier par véhicule ;

• Le coût de mise à disposition du chauffeur (s’il n’est pas inclus dans le tarif journalier) ;

• Le coût des missions avec nuitées ;

• Les autres frais applicables.

• Pour chaque prix proposé, le soumissionnaire précisera clairement les prestations et charges incluses dans le tarif, notamment :

• La mise à disposition du véhicule ;

• Le chauffeur ;

• Le carburant (ou les modalités de sa prise en charge) ;

• L’assurance du véhicule et des passagers ;

• L’entretien et la maintenance ;

• Toute autre charge incluse ou exclue (péages, frais de traversée, etc.).

9. Critères d’évaluation et modalités d’attribution

Les offres recevables seront évaluées sur la base des critères suivants :

• La conformité de l’offre technique, et en particulier :

  • La disponibilité, l’état et la qualité du parc automobile proposé ;

  • L’expérience et les références du prestataire dans des prestations similaires ;

  • La capacité de mobilisation et de réponse aux besoins du consortium ;

• L’offre financière ;

• Le moyen de paiement privilégié.

Le marché sera attribué au(x) soumissionnaire(s) ayant présenté l’offre économiquement la plus avantageuse, au regard de l’ensemble des critères d’évaluation définis dans le présent appel d’offres.

Afin d’assurer la continuité des activités du projet et la disponibilité des véhicules dans les différentes zones d’intervention, le consortium pourra retenir un ou deux prestataires.

Le consortium se réserve également le droit de :

• Demander aux soumissionnaires des éclaircissements ou des compléments d’information sur leur offre, sans en modifier le contenu essentiel ;

• Engager, si nécessaire, une phase de négociation avec le ou les soumissionnaires présélectionnés, portant sur certains aspects techniques ou financiers, dans le respect des principes d’égalité de traitement et de transparence ;

• Déclarer la procédure infructueuse ou ne pas donner suite au présent appel d’offres si aucune offre ne répond de manière satisfaisante aux exigences définies ou pour tout autre motif dûment justifié.

10. Modalités de soumission

Les offres, rédigées en langue française, devront être transmises au plus tard le 15/11/2026.

Les dossiers de candidature devront être envoyés par courrier électronique aux adresses suivantes : l.papinutti@aedh.org et p.tshimanga@aedh.org

Objet du courriel : AO10/2026/IMPACT/CONTRAT-CADRE/LOCATION VÉHICULES

Pour toute question ou demande de clarification, vous pouvez nous contacter aux adresses électroniques indiquées ou nous laisser un message sur WhatsApp au +241 07 27 97 66.

11. Annexes

Les soumissionnaires devront compléter et joindre à leur offre les annexes suivantes :

• Annexe 1 : Formulaire de soumission ;

• Annexe 2 : Bordereau des Prix Unitaires (BPU) ;

• Annexe 3 : Fiche descriptive des véhicules proposés.

Télécharger les termes de références ici : AO_102026_IMPACT-Appel-doffres-location-vehicule-avec-chauffeur.pdf102026IMPACT-Annexe-1-Formulaire-de-soumission-VF.pdf102026IMPACT-Annexe-2-Bordereau-prix-unitaire-VF (1).xlsx102026IMPACT-Annexe-3-Description-vehicules-VF.xlsx